0

Como Montar um Efetivo Planejamento Estratégico para Seu Consultório em 2019?

Se nós listássemos os principais causadores de maus resultados nos consultórios e clínicas, fatalmente a FALTA de PLANEJAMENTO estaria entre os líderes. Algo que vivencio muito no dia-dia dos meus alunos e clientes dentistas é justamente não saber quais atitudes serão necessárias para atingir o objetivo e pior que isso, muitas vezes não saber nem qual o objetivo principal a ser alcançado. 

A falta de planejamento não permite organização, os dentistas acabam “deixando a vida os levar” e o resultado alcançado quase sempre não é o desejado. Por isso eu escrevi este artigo para te ajudar, em detalhes, como você montará o seu Planejamento Estratégico para o ano que se aproxima. 

Antes de detalhar os 3 Passos que seguiremos que são fundamentais para um Planejamento bem estruturado, eu quero deixar claro aqui que um Planejamento Estratégico não deve ser algo de outro mundo, uma bíblia que detalha cada centímetro do seu consultório. Não!!! O Planejamento nada mais é do que uma organização de objetivos, metas, posicionamento atual da empresa e quais as estratégias serão necessárias para alcançar as metas estipuladas. Deixo claro aqui que seu Planejamento Estratégico NÃO deve ultrapassar 7 páginas. Claro que você também não deve ser superficial ao ponto do seu Planejamento simplesmente não dizer nada, mas detalhes ao extremo são, neste momento, desnecessários. 

Então vamos aos 3 passos principais que nortearão nosso Planejamento Estratégico para o seu Consultório ou Clínica?

Passo 1 – Onde estamos?

Este é o momento onde você deverá descrever quais são seus pontos fracos, ou seja, aquilo que você poderia melhorar em todas as áreas do seu consultório (técnica, equipamentos, estrutura física, marketing, funcionários, financeira). É importante que você seja bastante ESPECÍFICO neste posicionamento. Por exemplo:

  • Não realizar avaliação com a câmera intra-oral;
  • Falta de controle financeiro como fluxo de caixa, custo hora clínica, precifitação;
  • Falta de padronização na uniformização dos funcionários;
  • Não realizo nenhum tipo de estratégia externa de marketing;
  • Não utilizo todas as formas de pagamento como boletos bancários;
  • Não utilizo meu software corretamente;
  • Minha recepcionista não está treinada.

Perceba que os itens acima são exemplos, portanto você deve citar TODOS os pontos fracos que detecta em seu consultório. Não tenha receio ou medo de expor suas fraquezas, afinal de contas, você só as resolverá e terá como prioridade estas soluções, se tiver claro quais são as fraquezas.

Após a listagem dos seus pontos fracos, liste seus pontos fortes, ou seja, aquilo que te faz diferente, te faz melhor, que posiciona seu consultório em um patamar diferenciado. Vou citar alguns exemplos para ficar mais fácil do seu entendimento:

  • Atendimento no horário;
  • Utilização de câmera intra-oral em TODOS diagnósticos;
  • Entrega do portfólio da clínica a todos novos pacientes;
  • Controle de pacientes de retorno do mês;
  • Utilização de materiais de última qualidade;
  • Raio-x panorâmico dentro da clínica;
  • Estrutura física muito moderna e bonita;
  • Excelente atendimento da recepcionista e dentistas da equipe;
  • Remuneração correta dos dentistas da equipe, de modo que gere lucratividade para empresa;
  • Padronização de uniforme;
  • Sistema de confirmação de consulta;
  • Excelente relacionamento com os pacientes;
  • Condições de pagamento acessíveis.

Veja que estes também são EXEMPLOS, ok? Obviamente você deve fazer a SUA lista de pontos fortes. 

Finalizada a lista dos pontos fortes, vamos analisar os consultórios ou clínicas que são referências próximas a você. Liste os pontos fortes e fracos destes consultórios. O que eles possuem de fraquezas e o que eles possuem de pontos fortes, principalmente que você não ofereça.

Primeiro passo finalizado, agora vamos adiante no passo 2:

Passo 2 – Onde queremos chegar?

Este é um momento muito importante, porque é nele quem definiremos nossas metas. É muito importante que estas metas sejam muito específicas, que sejam atingíveis (no momento não colocaremos nada muito longe de ser alcançado), sejam mensuráveis e tenham data final para serem atingidas. Ou seja, nada de colocar algo do tipo “quero ficar rico”.hehe Esta não é uma meta específica, muito menos mensurável. Vamos a alguns exemplos:

  • Atingir R$100 mil reais de faturamento mensal até dia 30 de abril.
  • Abrir mais uma clínica até dia 30 de junho.
  • Ter pelo menos uma hora livre por dia para brincar com meus filhos até dia 28 de fevereiro.
  • Comprar o carro dos meus sonhos até dia 31 de dezembro.
  • ajudar uma entidade carente com 1% do meu faturamento bruto mensal até dia 31 de julho.

Importante citar que você não deve poupar suas metas, mas ao mesmo tempo, coloque algo alcançável no curto prazo. As metas a longo prazo (mais de um ano) geralmente são esquecidas no dia-dia, portanto a dica é utilizar metas menores, porém alcançáveis e atualizar as metas conforme for atingindo-as, ok? Ah, não há limite de metas, porém não exagere. O fato de você lembrar das metas diariamente te ajudará muito em alcança-las. Portanto escreva no máximo 5 metas e deixe-as em um local que você possa ver diariamente. Acredite, isso fará com que a “chama das metas” esteja mais ativa em você, logo seu esforço para alcança-las será maior e constante.

Passado o nosso Passo 2, vamos ao Passo mais importante, o Passo 3:

Passo 3 – Como chegaremos lá?

Este é o passo mais importante porque ele se refere às ações, às atitudes que deverão ser tomadas para atingir as metas. Trata-se da execução. Da mesma forma que o Planejamento é importante, a Execução é ainda mais. Só vence quem age, não existe mágica e é neste momento que separamos os vitoriosos dos fracassados. Segundo pesquisas, 95% da população mundial não atingirá sua independência financeira e o principal motivo para que isto aconteça é o fato de 95% das pessoas não terminarem aquilo que começaram. Então sugiro fortemente que você aproveite toda a magia da virada de ano para se policiar e ter foco absoluto na finalização daquilo que você se propôs a fazer. Obstáculos virão. Invariavelmente eles virão para você, para mim, para todos, mas aqueles que vencem são justamente os que ultrapassam os obstáculos e não param em virtude deles, cominado? Vamos juntos fazer um ano memorável.

Bom, continuando sobre o Passo 3. Nele você deverá listar quais atitudes e estratégias deverá utilizar para alcançar suas metas. Uma dica muito importante para o Passo 3 é a utilização dos seus pontos fracos e os pontos fortes dos consultórios ao seu redor citados no Passo 1 como guias. 

Outro ponto importante é você realizar uma ESCALA DE PRIORIDADES. Não do que é mais fácil para o mais difícil e sim daquilo que lhe trará mais resultado para aquilo que lhe trará menos resultado. Por exemplo, qual seria a prioridade número 1? Investir R$8 mil em um raio-x digital  ou investir R$8 mil em marketing? Talvez na sua visão técnica, o raio-x digital seja a maior prioridade, porém estrategicamente não é. O raio-x facilitará seu trabalho, no entanto não lhe trará muitas novas receitas, novos resultados como o marketing fará. Neste caso, opte primeiro pelo marketing que, se bem aplicado e direcionado por quem entende, lhe trará muitos resultados e aí sim, em um segundo momento, você poderá reinvestir no raio-x caso não tenha outra prioridade que lhe trará mais resultados naquele momento. 

Tenha muita atenção nas escolhas de prioridade. A pergunta que você sempre deve fazer é: “O que isso realmente me trará de resultados financeiros e encantamento aos meus pacientes?”. Esta pergunta lhe ajudará a tomar as melhores decisões.

Bom, vamos a alguns exemplos de estratégias para atingir as metas estabelecidas no Passo 2:

  • Investir pelo menos 5% em marketing externo para captação de novos pacientes. Para isso precisarei contratar uma agência de marketing especializada que realmente entende do Código de Ética e tenha clientes com resultados reais. Posso perguntar no Instagram do Ricardo Novack alguma indicação. Data Limite: 30/01
  • Reformar minha estrutura física, começando pela recepção, trocar as poltronas, comprar quadros decorativos, fazer a pintura por uma cor bonita e sofisticada, trocar a TV da recepção por uma de 55 polegadas. Data limite: 05/02
  • Padronizar a uniformização de toda equipe. Escolher o uniforme e a cor mais adequada que tenha relação com a identidade visual do consultório. Data limite: 15/01
  • Colocar todos os sistemas de pagamento no consultório. Ir em pelo menos 5 bancos para verificar as taxas dos boletos e conversar com meus principais amigos dentistas que fazem boleto para saber das taxas que eles pagam. Data limite: 30/01
  • Definir quem será o responsável pelo financeiro da clínica. Contratar um consultor por um dia na semana ou um auxiliar administrativo para cuidar das questões burocráticas financeiras da clínica que me tomam tempo e energia. Data limite: 03/02
  • Realizar o cálculo do custo hora de atendimento do consultório para ter a precipitação confiável e, mais que isso, saber da lucratividade de cada procedimento. Lembro que a maioria das vezes os consultórios não possuem lucro nos procedimentos realizados por colegas dentistas justamente por não considerarem o custo hora de atendimento. Data limite: 30/01
  • Comprar uma câmera intra-oral com valor máximo de R$3500 para encantamento dos pacientes, assim como uma Tv grande para expor as imagens obtidas pela câmera e transmitidas aos pacientes. Data limite: 10/03

Mais uma vez saliento que estes são exemplos. A colocação das datas é de fundamental importância para a execução das estratégias. Como citei a pouco, a EXECUÇÃO é o que realmente transformará seus resultados. 

Antes de finalizar, torço muito para que este direcionamento de como realizar seu Planejamento Estratégico lhe ajude muito para o próximo ano. Se este Planejamento ficar obsoleto em 2 ou 3 meses, não se preocupe, atualize ele, refaça na periodicidade que precisar, mas não deixe de segui-lo. Tenha um excepcional Ano Novo. Que todos seus sonhos se realizem e principalmente tenha muita saúde, porque o restante somos TODOS plenamente capazes de realizar. 

👉🏼 Este material é um compromisso meu com a transformação da classe odontológica como um todo. Era um trabalho de formiguinha, hoje é quase de uma multidão de dentistas e este é o nosso (meu e da minha equipe) maior combustível. 

Obrigado por me seguir. Obrigado por estar comigo durante este ano e pode ter certeza que nosso comprometimento é total com seus resultados.

Grande abraço e VAMOS COM TUDO!

Comments

comments